DATPV.COM | BLOG CỦA ĐẠT

Trong thời đại công nghệ, việc quản lý thời gian càng trở nên thử thách khi con người bị phân tâm bởi sự ra đời ồ ạt của các ứng dụng công nghệ, mạng xã hội.

Dưới đây là một số giải pháp của trang Entrepreneur (Mỹ).

Rất nhiều người tham gia những lớp học, đọc sách hướng dẫn hoặc tận dụng các ứng dụng quản lý thời gian… nhưng mọi việc vẫn mù mờ, chẳng đến đâu. Cốt lõi vấn đề nằm ở chỗ cần xác định rõ có hai loại: thời gian thật sự (real time) và thời gian theo đồng hồ (clock time).

Nếu xét theo đồng hồ, sẽ là 60 giây trong một phút, 60 phút trong một giờ… Thời gian trôi qua ngang bằng nhau và hữu hạn. Khi ai đó 50 tuổi, nghĩa là họ trải qua khoảng thời gian tương ứng chính xác 50 năm.

Nhưng theo quan điểm về điều tạm gọi là "thời gian thật sự", thời gian sẽ được tính hay cảm nhận dựa trên điều bạn đang làm. Chẳng hạn như việc trải qua hai giờ đồng hồ tại một nơi không yêu thích có thể khiến chúng ta tưởng như kéo dài 12 năm.

Hầu hết các công cụ quản lý thời gian đều chỉ dùng để quản lý mốc thời gian theo đồng hồ, và không mấy hiệu quả với thời gian thật sự.

Việc quản lý thời gian thật sự chỉ hiệu quả khi chúng ta nhận thức đó là dựa vào tinh thần, vào nhận thức của chính chúng ta. Bạn có bao giờ thầm nghi ngờ về câu nói "Tôi không có đủ thời gian để làm điều gì đó" của chính mình hay của một ai đó?

Có thể tham khảo các giải pháp gợi ý dưới đây.

Hãy ghi lại các mốc thời gian trải qua trong một tuần

Việc ghi và ngẫm lại khoảng thời gian dành cho từng dự án, các buổi trò chuyện và hoạt động trong tuần… sẽ giúp bạn hiểu được quỹ thời gian đã đi về đâu, hiệu quả xử lí công việc của bản thân như thế nào.

Ấn định quỹ thời gian cho từng công việc

Dành thời gian soi rọi, tập trung suy nghĩ về khoảng thời gian ấn định cho từng công việc hay cuộc hẹn quan trọng. Lên lịch bắt đầu và kết thúc cụ thể cho từng đầu việc và hãy áp dụng "kỉ luật sắt" với bản thân trong điều này.

"Lên lịch" cho cả sự gián đoạn

Điều này sẽ giúp chúng ta phần nào chủ động, xử lí công việc hiệu quả hơn. Chẳng hạn việc các giáo sư đại học thường có "office hours" (khoảng thời gian họ không đứng lớp hay nghiên cứu mà thường ngồi tại văn phòng để có thể hỗ trợ chuyên môn, trả lời thắc mắc cho các sinh viên... Nếu đang trong giai đoạn tập trung nghiên cứu thì ắt hẳn họ sẽ không mặn mà với việc bị sinh viên tạt ngang hỏi bài).

"Office hours" trong trường hợp này chính là những sự gián đoạn được "lên lịch".

Nguyên tắc "5 phút"

Trước mỗi công việc hay đơn thuần là các cuộc gọi, hãy dành 5 phút xác định rõ mục tiêu mong muốn. Sau khi thực hiện xong điều cần làm, bạn hãy dành tiếp 5 phút để xem bản thân đã đạt được điều mong muốn? Nếu chưa thì vì sao, bản thân đã bỏ lỡ điều gì?

Chặn mạng xã hội và chủ động báo mọi người "tôi đang bận"

Hãy để bảng "vui lòng không làm phiền" trước cửa phòng hoặc chuyển điện thoại sang chế độ "không làm phiền"… khi bạn thật sự muốn tập trung cho công việc quan trọng.

Luyện tập việc không trả lời điện thoại hay phản hồi email ngay khi bạn nhận được. Bạn chỉ nên làm những điều này trong một mốc thời gian quy định nào đó trong ngày.

Hãy tắt tất cả mạng xã hội để bạn không bị phân tâm.

Đưa ra những mục tiêu thực tế

Một điều quan trọng cần nhớ là chúng ta không thể làm hết tất cả điều bản thân mong muốn. Chỉ cần dồn sức vào những điều quan trọng và thực tế nhất bởi theo Nguyên lý 80/20 (hay còn gọi là Nguyên lý Pareto), có thể thấy 80% kết quả công việc hoặc đầu ra đến từ 20% thời gian chúng ta nỗ lực đầu tư cho "đầu vào".

Trong bài báo "Malcolm Gladwell Got Us Wrong," các nhà nghiên cứu về quy tắc 10.000 giờ cho rằng những ngành nghề khác nhau đòi hỏi thời lượng rèn luyện khác nhau để một cá nhân có thể trở thành chuyên gia trong lĩnh vực đó.

Nếu như quy tắc 10.000 giờ không phải là nguyên tắc bất di bất dịch trong mọi hoàn cảnh thì thời lượng thế nào là hợp lý cho mỗi người?

Nhiều nhà lãnh đạo như Elon Musk, Oprah Winfrey, Bill Gates, Warren Buffett, và Mark Zuckerberg, dù bận rộn đều dành ra 1 giờ mỗi ngày (khoảng 5 giờ mỗi tuần) để dành cho các hoạt động phát triển bản thân.

Chúng tôi gọi đây là quy tắc 5 giờ, và các nhà lãnh đạo thường dùng cho 3 hoạt động chính: đọc sách, suy ngẫm và thử nghiệm.

1. Đọc sách

Theo một bài báo của tạp chí Harvard Business Review, "nhà sáng lập thương hiệu Nike là Phil Knight còn đề ra quy tắc là bước vào thư viện sách của ông phải bỏ giày dép và cúi đầu chào.

Oprah Winfrey cũng đề cập nhiều lần về việc sách góp phần không nhỏ trong thành công của bà: "Sách là cánh cửa đến sự tự do cá nhân”, cũng như chia sẻ thói quen đọc sách với mọi người trên thế giới thông qua câu lạc bộ sách của mình.

Không chỉ có những doanh nhân này, nhiều tỷ phú khác cũng dành thời gian đáng kể để đọc sách:  

2. Hồi tưởng và suy ngẫm

Quy tắc 5 giờ cũng được dùng cho việc hồi tưởng lại những việc xảy ra và suy ngẫm về mọi việc.

CEO của AOL Tim Armstrong đã yêu cầu nhân viên cấp cao của ông dành ra 4 giờ mỗi tuần để suy nghĩ. CEO của LinkedIn Jeff Weiner cũng dành ra 2 giờ suy nghĩ mỗi ngày.

Khi Reid Hoffman (sáng lập PayPal) cần sự giúp đỡ để suy nghĩ ra các ý tưởng mới, ông sẽ gọi những người bạn sau đây: Peter Thiel, Max Levchin (đồng sáng lập PayPal), hay Elon Musk (đồng sáng lập PayPal và Tesla).

Tỷ phú doanh nhân Sara Blakely (sáng lập hãng đồ lót Spanx và là nữ tỷ phú trẻ nhất thế giới hiện nay) chia sẻ rằng cô có hơn 20 quyển sổ tay ghi chép những điều tồi tệ nhất đã xảy ra với cô và những kết quả đã đạt được từ việc hồi tưởng suy ngẫm này.

3. Thử nghiệm

Cuối cùng, quy tắc 5 giờ cũng được áp dụng vào việc thử nghiệm nhanh chóng.

Trong suốt cuộc đời mình, Ben Franklin đã dành nhiều thời gian để nghiên cứu, giao lưu với những cá nhân kiệt xuất có cùng ý nghĩ, và đo lường tên tuổi của mình. Google cũng khuyến khích nhân viên dành ra 20% thời gian làm việc để thử nghiệm những ý tưởng mới và Facebook cũng có chương trình tương tự mang tên Hack-a-Month.

Ví dụ điển hình của việc thử nghiệm phải kể đến Thomas Edison. Dù là thiên tài, ông luôn đưa ra các phát minh với sự khiêm nhường, đề xuất các giải pháp khả thi và kiểm tra theo hệ thống rõ ràng. Dù ông hiểu được tất cả các khái niệm lý thuyết, ông luôn cảm thấy chúng vô ích nếu như ông không tìm ra được giải pháp cho những vấn đề tiềm ẩn chưa được gọi tên.

Sức mạnh của quy tắc 5 giờ: tỉ lệ hoàn thiện bản thân

Những người áp dụng quy tắc 5 giờ đều có lợi thế hơn những người khác. Việc học hành hoặc luyện tập kỹ năng chuyên môn đều được xem là phải dành quá nhiều thời gian tập trung, và nhiều người nhầm lẫn giữa năng suất lao động và hiệu quả làm việc, chứ không cải thiện được bản thân. Do đó, chỉ cần dành riêng ra 5 giờ hàng tuần là bạn đã đầu tư vào việc cải thiện bản thân mình với thời gian hợp lý.

Tỷ phú doanh nhân Marc Andreessen (nhà đầu tư mạo hiểm tại thung lũng Silicon) nhận xét: “Việc Mark Zuckerberg trở thành tỷ phú từ lúc 22 tuổi đã thay đổi nhiều nhìn nhận về việc tích lũy kỹ năng cá nhân. Nếu bạn tiếp xúc với nhiều CEO tuyệt vời như Mark, bạn sẽ thấy rằng Mark hay bất kỳ CEO nào khác đều rất thông thạo về việc vận hành công ty. Và bạn hầu như không thể dựa vào cảm giác của mình để làm những việc này ở những năm 20 tuổi. Bạn phải trải qua một quá trình rèn luyện để tích lũy kinh nghiệm và kỹ năng.”

Chúng ta cần xem quy tắc 5 giờ giống như những bài tập thể lực

Cụm từ “học tập suốt đời” đôi khi có vẻ rất sáo rỗng. Do đó mỗi người cần suy nghĩ nghiêm túc về việc dành thời gian tự trau dồi bản thân để sự nghiệp luôn thành công và vững chắc.

Cũng giống như việc bổ sung vitamin và tập thể dục hàng ngày để cơ thể khỏe mạnh, trong xã hội thông tin chúng ta phải tích cực cập nhật kiến thức liên tục để cơ thể và tinh thần đều trong trạng thái hoạt động tốt.

Về lâu dài, nếu bạn không học hỏi thêm thì tác hại cũng sẽ giống như không rèn luyện thể chất. CEO của AT&T cho rằng “ai không học thì sẽ tự già cỗi với công nghệ”, trong một bài trả lời phỏng vấn áo The New York Times. 

Đã trở thành sếp, chắc chắn bạn muốn mình trở thành một người sếp giỏi – một nhà quản lý “siêu sao”. Điều đó thật không dễ dàng để đạt được ngay trong thời gian ngắn! Bạn cần nỗ lực không ngừng, tự tích lũy những kiến thức từ thực tế công việc và luôn sẵn sàng học hỏi từ kinh nghiệm của những nhà quản lý đi trước.
Các bí quyết sau đây hy vọng là những chia sẻ hữu ích cho bạn.
1/ ĐẶT RA CÁC MỤC TIÊU CÔNG VIỆC RÕ RÀNG
Để trở thành Quản lý giỏi, bạn cần phải tự tin và quyết đoán để lãnh đạo nhân viên đạt được các mục đích và mục tiêu của công ty. Điều này cũng bao gồm việc lên kế hoạch những gì cần phải làm và phân công nhiệm vụ đúng người, đúng việc. Trở thành một nhà lãnh đạo mạnh mẽ cũng đồng nghĩa với việc bạn phải sẵn sàng để đưa ra những quyết định khó khăn dưới sức ép thời gian và áp lực. Bạn cần phải tiên đoán những gì là tốt nhất cho thành công lâu dài của công ty
2/ LẮNG NGHE Ý KIẾN CỦA NHÂN VIÊN
Sự khác biệt giữa một nhà quản lý độc tài và nhà quản lý dân chủ là khả năng lắng nghe ý kiến phản hồi của nhân viên. Lắng nghe ý kiến nhân viên sẽ giúp bạn gần gũi hơn và tạo điều kiện cho nhân viên trình bày ý tưởng cá nhân của họ. Những ý tưởng cá nhân hay, những ý kiến đóng góp này luôn giúp bạn quản lý công việc của phòng ban hay đội nhóm do bạn lãnh đạo một cách tốt nhất. Cách quản lý độc tài sẽ khiến cho nhân viên xa lánh người quản lý của họ, phản ứng tiêu cực bằng cách lãn công hoặc tệ hơn nữa là nghỉ việc.
Một vài mẹo nhỏ có thể giúp bạn “lắng nghe” hiệu quả là:
– Tạo cơ hội cho nhân viên trình bày ý kiến của mình. Hãy nhớ rằng nhân viên của bạn sẽ rất thất vọng nếu bạn không lắng nghe ý kiến của họ. Các buổi họp nhóm là cơ hội để nhân viên của bạn trình bày ý kiến của họ. Bạn hãy nhớ đừng bao giờ dập tắt ngọn lửa đam mê của nhân viên khi họ đưa ra ý kiến của mình. Hãy lắng nghe và phản hồi đúng lúc.
– Phản hồi với những ý kiến nhân viên vừa trình bày. Cách để bạn thể hiện sự trân trọng và thấu hiểu ý kiến của nhân viên là tóm lược lại các ý chính sau khi họ trình bày ý kiến. Bạn hãy nhớ đừng vội vàng kết luận ngay sau khi nhân viên vừa trình bày xong, vì điều đó sẽ tạo cảm giác rằng bạn thiếu nhiệt tình, đang trong tình trạng vội vã và muốn kết thúc cuộc trao đổi càng sớm càng tốt. Vì vậy, trước khi bạn đưa ra nhận định, giải pháp của mình, hãy tóm lược bằng những câu như: “Như vậy, theo anh/chị, vấn đề ở đây là…?”
3/ CHỦ ĐỘNG HỌC TẬP
Đừng bao giờ coi việc học hành của mình đã đủ mà nên thường xuyên học hỏi. Hãy tưởng tượng bạn đã trở thành một quản lý, sẽ không ai bảo bạn phải làm gì, mà bản thân bạn phải tự biết mình phải làm gì để giải quyết tốt công việc. Vậy thì ngay từ lúc này, hãy luyện tập cho mình khả năng chủ động đó. Hãy đề nghị được làm những công việc trong khả năng và quyền hạn của mình, thậm chí cả những việc chưa bao giờ thử nhưng bạn có tự tin rằng mình sẽ làm tốt.
4/ KHEN THƯỞNG NHÂN VIÊN
Hãy nhớ rằng thành tích của bạn, nhà quản lý, được xây dựng trên chính thành quả công việc của nhân viên. Nếu bạn là nhà quản lý tốt, nhân viên của bạn sẽ đạt được thành quả cao nhất. Vậy bạn đừng quên thể hiện lòng trân trọng của mình đối với sự đóng góp nhiệt tình của nhân viên. Nếu nhân viên làm việc tốt bạn cần đề xuất công ty tưởng thưởng xứng đáng cho nhân viên có thành tích làm việc tốt, và đề bạt thăng chức họ. Song song đó, một cái bắt tay thật chặt, một nụ cười động viên, một cái vỗ vai thân tình… còn là những hình thức động viên có giá trị hơn cả những phần thưởng vật chất.
5/ TẦM NHÌN XA
Nhìn xa trông rộng là khả năng sáng tạo hoặc truyền cảm hứng về hành động hướng tới mục tiêu. Một người quản lý có vai trò quantrọng hơn một cá nhân rất nhiều. Người quản lý giỏi là người dường như luôn biết cách hoạch định tốt mọi công việc và là người cung cấp những lời khuyên hữu ích nhất cho những cộng sự hay thuộc cấp của mình.
Không chỉ có một tầm nhìn xa, người quản lý còn biết cách truyền đạt những ý tưởng của mình cho người khác hiểu để cùng với mình thực hiện tốt những ý tưởng đó. Những thông điệp được truyền đi phải luôn sinh động, rõ ràng và có sức thuyết phục cao. Do đó, sự thành thạo trong khả năng giao tiếp bằng lời nói luôn là phẩm chất cần có của một người quản lý giỏi.
S.T Bảo Ngọc

——————————